Es war einmal ein kleines Unternehmen, nennen wir es "KreativMusterKontor GmbH", das sich auf maßgeschneiderte Designlösungen spezialisiert hatte. Die Kunden liebten die Kreativität und Präzision des Teams. Wie viele kleine und mittlere Unternehmen nutzte KreativMusterKontor schon seit Jahren FileMaker, auch um ihre Lieferscheine und Rechnungen damit zu erstellen. Sie waren zurecht stolz darauf, ihre Rechnungen einfach und schnell selbst zu verwalten; es hatte bisher immer gut funktioniert. Die Dokumente wurden von FileMaker per Knopfdruck erstellt, automatisch gedruckt und per E-Mail verschickt.

Doch eines Tages, Mitte 2024, hörte der Geschäftsführer von neuen Anforderungen. „Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Rechnungen als e-Rechnung erstellt und eine zusätzliche XML-Datei muss erzeugt werden“, stand da in einem Newsletter. Es war von einer "EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung" und von "EN 16931" die Rede. Unruhe machte sich breit.

„Was ist das für ein Standard?“, fragte sich das Team in der Geschäftsführung. „Und wie sollen wir das in unserer FileMaker-Lösung umsetzen?“ Die Unsicherheit wuchs, denn die kreative Crew wusste, dass das Programmieren einer solchen Funktion 1. außerhalb ihrer Expertise lag und 2. niemand im Team Zeit hätte, das in ihr CRM zu implementieren.

Der Buchhalter überlegte laut „Vielleicht können wir es selbst irgendwie hinkriegen...“. Aber der Geschäftsführer wusste, dass der Weg durch den Dschungel neuer Anforderungen nicht allein zu schaffen war.

Dann erinnerte er sich an ein Gespräch mit einem Berater von ratiobase, der ihnen vor Jahren geholfen hatte, ihr Rechnungsmodul in FileMaker aufzusetzen. Die "alten Hasen" bei ratiobase hatten nicht nur die technischen Fähigkeiten, sondern verstanden auch die neuen Anforderungen für e-Rechnung. Doch der Geschäftsführer zögerte. Sollte er wirklich um Hilfe bitten? Würde das nicht viel zu kompliziert und teuer werden?

Er erinnerte sich an einen ehemaligen guten Freund, der Unternehmensführer und sogar Ministerpräsident eines Bundeslandes war. Der sagte: "Man muss nicht alles selber machen, man muss nur jemanden kennen, der's kann". Ihm war klar, dass unternehmerischer Mut auch darin lag, Aufgaben zu deligieren. Er entschied sich, ratiobase zu kontaktieren.

In einer schnell anberaumten Videokonferenz erklärte der Geschäftsführer von ratiobase in einfachen Worten, was die Umstellung auf e-Rechnung bedeutete, dass eine PDF-Datei keine e-Rechnung ist und worin beispielsweise der Unterschied zwischen einer xRechnung und dem ZUGFeRD-Standard liegt. Und noch besser: Das ratiobase-Team hatte bereits anpassbare e-Rechnungs-Lösung für FileMaker in Arbeit, die sich in jedes FileMaker-Rechnungsmodul integrieren ließ. Das bedeutete: Keine komplizierte Programmierung für KreativMusterKontor – das Team von ratiobase übernahm das. Und das noch kostengünstiger, als wenn KreativMusterKontor die Anpassung selbst vorgenommen hätte.

Am Ende war die Umstellung einfacher als gedacht. Die Rechnungen konnten weiterhin wie gewohnt erstellt werden, doch nun erfüllten sie zusätzlich alle gesetzlichen Anforderungen. Die KreativMusterKontor GmbH stand nicht nur sicher auf dem Weg in die Zukunft, sondern hatte das gute Gefühl, sich den Herausforderungen des digitalen Zeitalters mutig gestellt zu haben – dank der richtigen Unterstützung zur richtigen Zeit.

Der Geschäftsführer lag richtig damit, dass es manchmal klüger ist, Experten zu vertrauen, die den Job täglich erledigen, als allein im Dunkeln zu tappen. So konnte er sich wieder auf das konzentrieren, was seine Firma ausmachte: Kreative Lösungen für seine Kunden.

Fazit: Manchmal liegt der wahre Mut nicht darin, alles selbst zu machen, sondern die richtigen Partner um Unterstützung zu bitten, um sicher und effizient die Anforderungen zu meistern. Vertrauen Sie darauf, dass wir die Umstellung auf e-Rechnung und auch andere Prozesse in FIleMaker für Sie reibungslos gestalten – so können Sie sich weiterhin auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

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